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Avocats : 5 bonnes pratiques pour améliorer votre collaboration digitale au quotidien.

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Entreprise
Décembre 22, 2018

If the legal world has begun its digital transformation for a long time, the daily reality of internal collaboration is different. There are many reasons to improve communication and collaboration among legal teams: adopting a forward-thinking approach will not only make your law firm known, but also enrich internal interactions. If your firm is ready to improve its workflow and performance, the question that often arises is where to start?

To help you see more clearly, we have prepared 5 tips and best practices to apply urgently.

close up short courthouse hammer
Photo by Pixabay on Pexels.com

1. Have a holistic vision

Law firms still work a lot in traditional and individual ways. However, this reality is detrimental to the productivity and efficiency of employees and associates. Today, there is evidence that cross-collaboration serves both the interests of the firm and those of its clients. Overcoming tribalism and reducing silos within legal teams through digital collaboration helps to streamline communication and open up internal dialogue.

2. Centralize communication

Se connecter à une visioconférence d’équipe, envoyer un document crypté ou organiser une audience: voici quelques exemples de tâches quotidiennes qui sont déjà digitalisées au sein d’un cabinet d’avocats. Et si vous pouviez améliorer votre communication en les regroupant dans un seul outil collaboratif ? Une plus grande efficacité signifie remplacer les emails par la messagerie instantanée organisée par groupes de discussion. Cela signifie aussi passer au partage de fichiers dans le cloud et à la planification intelligente grâce à un algorithme capable d’organiser votre calendrier pour vous. Une centralisation qui vous libère du temps pour discuter des sujets réellement importants.

3.   Limitez les interactions à faible valeur ajoutée

Vous avez besoin des dernières informations sur une affaire en cours ? Encouragez les membres de votre équipe à éditer et commenter directement les documents en ligne pour contextualiser et clarifier chaque interaction. La gestion des versions, rendue possible grâce à la blockchain, stocke toutes les modifications et les commentaires effectués sur un fichier. Elle vous donne des informations en temps réel sur l’état d’avancement et évite d’interrompre le flux de travail et la concentration d’un autre avocat.

4.  Protégez le partage des fichiers

Pour toute collaboration sur des questions complexes et confidentielles, le partage de l’information est crucial, et souvent un point sensible. Prenez l’habitude de classer les documents: qui a autorisé l’accès ? Toute l’équipe ? Un sous-groupe ? Ou seulement quelques collaborateurs ? Le fichier peut-il être téléchargé ? Si oui, par qui ?

Le partage de documents dans le cloud vous permet de gérer facilement les rôles et les autorisations.

D’autre part, au cours des dernières années, le cryptage des flux de communication s’est généralisé. Mettez fin aux habitudes de non-conformité en encourageant vos équipes juridiques à partager des documents via un système de stockage P2P (peer-to-peer) qui crypte les données et les stocke dans un environnement virtuel décentralisé.

5.   Expérimentez et testez en continu

Si vous êtes un grand cabinet d’avocats, commencez par tester un outil collaboratif au sein d’une petite équipe. Si votre cabinet d’avocats est à taille humaine, incluez toute l’équipe dès le départ. Un des secrets de la réussite réside dans l’identification d’ambassadeurs capables de promouvoir la solution retenue en interne. Rappelez-vous que l’usage quotidien est la clé: engagez-vous pleinement et évaluez régulièrement l’efficacité de la solution choisie afin d’adapter votre stratégie.

Engaging in online collaborative work habits is a chance to improve workflow efficiency and compliance, but also to gain agility in a competitive environment. In the long run, the success of implementation depends largely on the firm’s culture. The adoption of more transparent practices internally adds positive social incentive and healthy competition. You would be surprised how much technology can help strengthen human engagement!

Feel free to share the five steps above today to start the conversation.

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