black arrow leftRETOUR AU BLOG

Comment les nouveaux outils collaboratifs apportent de la valeur au travail d’équipe ?

blog author's avatar
Share.Place
Entreprise
Septembre 14, 2018

Alors que certains démarrent le lundi matin de bonne humeur, d’autres, au contraire, le redoutent. Et pour cause: passer en revue une boîte de réception encombrée n’est pas exactement une bonne façon de commencer une semaine de travail. Mais malheureusement, cela demeure encore une réalité pour beaucoup de personnes. Pourtant, les bonnes pratiques de collaboration favorisent la productivité, les tâches à forte valeur ajoutée, le sentiment d’appartenance et des processus plus transparents.

 

D’un côté, les outils de communication en milieu de travail se sont multipliés au cours des dernières années, pour exploiter nos trop nombreux échanges. De l’autre, les smartphones sont devenus nos écrans principaux, passant même devant les ordinateurs portables et de bureau dans notre utilisation quotidienne. Le résultat ? La mobilité et le travail en mode multitâche sont de plus en plus fréquents.

 

Les habitudes quotidiennes des entreprises reflètent-elles ce changement ? Comment la culture d’entreprise peut-elle inclure des méthodes de communication efficaces et conserver les avantages les plus subtils d’une bonne conversation ?

Capture d_écran 2018-09-12 à 12.34.49

 

Éviter la surcharge de communication

Dans le cadre du travail collaboratif aujourd’hui, les défis sont toujours les mêmes: la communication d’équipe, le partage de fichiers, les multiples sources d’information et le suivi de l’avancement des projets. D’ailleurs, la multiplication des applications et des plateformes a compliqué encore davantage le dialogue en diffusant des informations dans différents outils: emails, applications de gestion de projets, discussions par messagerie instantanée, plateformes de transfert de documents, etc.

Les entreprises ont adopté une myriade d’outils innovants, mais le plus souvent, cela se fait au détriment d’une communication interne efficace. Noyées dans une mer d’outils de messagerie qui segmentent les actions, les équipes perdent l’impact d’un dialogue productif. Regardons comment une machine bien huilée et de bonnes pratiques de communication interne peuvent non seulement favoriser le travail collaboratif, mais également motiver et inspirer vos équipes.

 

Est que les bons outils peuvent nous aider à faire passer le bon message ?

Oui et non. Lorsque les entreprises décident d’utiliser un nouvel outil de collaboration, elles sous-estiment souvent à quel point il peut améliorer la façon dont les employés travaillent ensemble. Cependant, lorsqu’il n’est pas intégré avec soin, la multiplication des fonctionnalités, en apparence pratiques, et permettant de gagner du temps, peut se transformer en un véritable cauchemar. Nous avons sélectionné avec soin les meilleures pratiques essentielles pour rationaliser les interactions au sein de vos équipes grâce à une solution collaborative.

1 – Faites parler vos équipes

Nous n’avons jamais été autant en contact. D’ailleurs, le flux incessant d’emails qui se déverse chaque jour dans les boîtes de réception témoigne de notre fantastique capacité d’idéation et d’échange. Mais sommes-nous à notre meilleur niveau d’efficacité ? Ou est-ce qu’on s’enterre dans des discussions sans intérêt ?

De nombreuses entreprises ont remplacé l’emailing par la messagerie instantanée, certaines ont même interdit les emails internes. Sans nécessairement aller aussi loin, l’adoption de la messagerie instantanée fait tomber la barrière formelle d’un email. Classez les sujets en catégories ou en fils de discussion et encouragez les participants à rester dans le sujet pour simplifier l’accès à l’information.

2 – Optimisez l’accessibilité à l’information

Une communication efficace, c’est aussi pouvoir disposer de la bonne information au bon moment. L’avantage de pouvoir la catégoriser implique d’optimiser les fonctions de recherche. On s’attendrait à ce qu’une bibliothèque ait des étagères bien organisées. De la même façon, le flux de travail d’une équipe ne devrait pas souffrir d’une mauvaise classification ou d’une classification inexistante. La fonction de recherche de nombreux outils collaboratifs surpasse celle d’une boîte aux lettres électronique classique et parcourt l’historique complet des messages en un seul clic. Plus besoin de chercher la dernière version d’un document, le contrat d’un client ou un e-book. Travailler ensemble sur un seul fichier signifie que le suivi de toutes les modifications et mises à jour est au même endroit. Les réunions sont consacrées à la réflexion et à l’échange d’idées plutôt qu’au rattrapage des versions précédentes. Voilà de quoi être un peu plus productif!

3 – Obtenez la dernière mise à jour

Il est possible de rationaliser l’information grâce à l’intégration: tous les outils de travail fusionnent en un seul, ce qui signifie moins d’onglets de navigateur ouverts et une concentration optimale. Les flux de travail complexes ont beaucoup à gagner de la combinaison de différentes tâches telles que la gestion de projets, la réponse aux membres de l’équipe et le traitement des demandes des clients. Pour le multitâche, qui est la façon dont la plupart des salariés fonctionnent aujourd’hui, obtenir toutes les mises à jour sur un seul écran est tout simplement logique et permet de réduire le bruit numérique.

4 – Profitez de votre liberté

Les nouvelles générations ne voient pas la journée de travail de la même façon que les générations précédentes. Les horaires et bureaux flexibles sont de plus en plus courants, et le fait de pouvoir suivre cette tendance avec un moyen de communication approprié crée des situations gagnant-gagnant pour tous.

Les outils collaboratifs ont mis un point d’honneur à développer des versions mobiles conviviales. Rendre l’information accessible sur un smartphone, un ordinateur portable ou une tablette ouvre de nouvelles perspectives. Même en cas de changement de programme – comme un train en retard par exemple – ou lors d’événements extérieurs comme la participation à une conférence ou le fait de travailler depuis la maison, la mobilité n’est plus un problème. L’élimination des obstacles à la communication réduit le niveau de stress et aide à atteindre un meilleur équilibre entre le travail et la vie personnelle.

5 – Concentrez-vous sur l’essentiel

L’innovation ne consiste pas seulement à faire partager l’information partout et en tout temps. La technologie peut aussi nous aider à respecter la façon dont chacun travaille. Il est parfois nécessaire d’avoir besoin d’un temps de réflexion en solitaire ou de se concentrer sur des tâches complexes. D’où l’intérêt de pouvoir personnaliser les notifications et les rappels selon le moment et le contexte. La technologie a un énorme potentiel pour réduire les perturbations quotidiennes qui court-circuitent notre productivité.

6 – Faites partie d’un tout

La centralisation de la communication interne autour de la messagerie instantanée élimine les barrières relationnelles. La nature informelle des discussions en ligne apporte de l’énergie, de la fraicheur et de la spontanéité, soulageant ainsi la pression des emails longs et trop formels. Quoi de mieux pour réunir une équipe que de faire en sorte que tout le monde se sente plus à l’aise ?

 

Si le contenu communicationnel est essentiel, les outils de collaboration se concentrent sur l’expérience utilisateur et encouragent la conversation, le brainstorming et le partage de fichiers entre autres exemples. De plus, le fait de pouvoir dialoguer simultanément dans le cadre d’une discussion de groupe, mais aussi à un niveau individuel, enrichit la collaboration. Le partage des idées devient moins intimidant: un atout non négligeable pour les personnalités les plus timides et introverties.

L’impact positif généré par ces canaux de communication, qui sont aussi, des vecteurs d’énergie positive et de créativité, permet de créer des relations transversales entre les services, dans une démarche où le retour sur investissement et la pression commerciale ne font pas tout. C’est aussi un excellent moyen d’encourager le feedback.

La coopération pour tous

Les outils de collaboration sont conçus pour s’adresser à l’ensemble de vos équipes. Une technologie qui favorise l’inclusion grâce à un design intuitif et qui facilite l’intégration des nouvelles recrues pour trouver rapidement leurs marques et gagner en confiance. Si les formations sont essentielles pour bien utiliser ces nouvelles méthodes de communication, c’est avant tout par l’usage quotidien que le changement à long terme sera perceptible.

 

L’entreprise est un espace en mutation avec le développement des espaces collaboratifs, des salles de loisirs, des services personnalisés, d’un design intérieur renouvelé et des nouvelles offres de repas axés sur la santé. Nos modes de communication doivent également évoluer pour s’adapter à ces environnements changeants. Les outils efficaces sont l’incarnation numérique de la politique de la “porte ouverte” et cimentent des relations fortes sur le lieu de travail. Il ne s’agit plus seulement d’accélérer les choses en simplifiant les messages, mais plutôt de cultiver une culture d’entreprise qui ne manquera pas de faire une différence à l’avenir.

Recevez une fois par semaine nos dernières publications :

les news et réflexions sur la révolution de l'organisation du travail dans les petites et grandes entreprises.

Saisissez votre e-mail pour vous abonner :

A lire aussi :

Un premier salon pour Share.Place !

C’est fait ! Share.Place participe à son premier salon au mois de Mars 2019 (du 19 au 21). En effet, nous serons...

Fin des silos en entreprise avec Share.Place !

La plupart des entreprises sont confrontées à un problème de communication entre départements ou filiales d’une même...

La solution pour gérer efficacement vos réunions

Share.Place vous permet de préparer collectivement vos supports de réunion, puis de prendre des notes et d’affecter...

Docaufutur : Documents partagés et travail collaboratif avec Share.Place

“Cette solution fait le bonheur des millenials ! Mais pas que : les cabinets d’avocats et les cabinets de conseil s...

Qui sera l’élu de votre prochaine réunion?

Les réunions commencent souvent par un ceremonial bien connu avec quelques questions récurrentes :  Qui va faire les cafés...