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Comment optimiser la gestion de projets grâce aux outils collaboratifs ?

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Share.Place
Entreprise
Décembre 18, 2018

Gérer des projets toujours plus urgents, et en mode multitâches, est un défi quotidien pour les chefs de projets. Sans compter que le fait de travailler avec plusieurs équipes sur différents sujets implique souvent une organisation très rigoureuse. Face aux évolutions organisationnelles, comme le travail à distance et les horaires flexibles, les chefs de projets doivent donc trouver des formes de management plus agiles. C’est là qu’interviennent les outils collaboratifs.

C’est un gain de temps et d’efficacité lorsqu’il s’agit de gérer de nombreux projets et équipes. Les outils collaboratifs peuvent accélérer les tâches quotidiennes, la collecte d’informations au sein des emails et les mises à jour des managers sur les progrès réalisés. Pour résoudre les points de tension dans la gestion de projets, un outil collaboratif sera votre meilleur allié.

 

Une gestion visuelle des projets

Un outil collaboratif structure votre travail sans rigidité supplémentaire. Son tableau de bord, très visuel, affiche les étapes, les rôles et la chronologie de chaque projet, tout en évaluant les délais, le contenu et les attentes de chacun. C’est une approche 100% transparente pour prioriser avec efficacité.

La vue d’ensemble aide également à identifier les points de tension, les dépendances et les domaines dans lesquels la collaboration nécessitera plus d’attention. Une planification de projet organisée et visuellement accessible qui réduit le stress inutile.

 

Une communication simplifiée

Lorsqu’un projet implique plusieurs personnes, la communication et la collaboration sont garantes de sa réussite. L’application de messagerie instantanée des outils collaboratifs apporte une grande fluidité au dialogue. C’est encore plus vrai, lorsque l’on peut segmenter l’information par des canaux spécifiques pour une communication thématique, claire et concise.

Impliquer uniquement les collaborateurs concernés dans chaque conversation réduit les risques de déperdition. De cette façon, les chefs de projets peuvent optimiser les conversations par groupe ou de façon individuelle au sein d’une même plate-forme.

 

Partage et transfert de connaissances

Les outils de collaboration permettent à tous les acteurs d’un projet d’accéder aux informations clés facilement. Le partage des connaissances devient facile lorsqu’on peut trouver et télécharger des fichiers au même endroit. Chaque membre dispose d’un droit d’accès particulier pour sécuriser l’information selon son niveau d’autorisation. Une manière simple de voir uniquement le contenu dont chaque collaborateur a besoin, sans avoir à fouiller dans ses emails ou ouvrir de multiples onglets. La gestion des droits d’accès est particulièrement utile lorsqu’un projet combine différents départements et niveaux hiérarchiques. De plus, le fait de partager des connaissances et des bonnes pratiques favorise la responsabilisation individuelle et collective.

 

Les avantages du reporting en temps réel

La gestion des versions et des notifications est également incluse dans les outils collaboratifs. C’est un gain de temps décisif pour suivre l’avancement d’un projet. En quelques clics, les chefs de projets peuvent générer des rapports d’activité en temps réel pour obtenir une vue détaillée. Les managers peuvent ainsi anticiper les besoins de leur équipe et adapter rapidement le flux de travail en fonction des nouvelles informations. Cela implique également un meilleur contrôle des contraintes budgétaires, de l’allocation des ressources et des délais. Sans compter que la gestion des versions et des notifications facilite le suivi des modifications.

L’un des meilleurs alliés d’un chef de projets est la maitrise de l’information. Avoir accès à toutes les données en tout temps signifie qu’une intervention opportune peut éviter à un projet de dérailler ou à une équipe de perdre trop de temps sur un aspect mineur.

 

Une gestion de projet plus agile

Les outils de collaboration aident les managers à adopter une approche souple, car les équipes sont conscientes de ce qui est attendu. Grâce aux rapports et à une vision globale de l’état d’avancement, les chefs de projets peuvent prendre des décisions judicieuses, comme la réaffectation des ressources ou le rééchelonnement des livrables face à l’imprévu. Les mises à jour automatisées font gagner du temps et tous les changements sont communiqués aux membres de l’équipe par le biais de notifications ou par email. En cas de conflit, la gestion des versions et l’historique des messages instantanés aident à résoudre les malentendus. L’adoption d’une approche basée sur la transparence par le biais d’outils collaboratifs minimise les situations stressantes pour une plus grande valeur ajoutée au quotidien.

 

 

Pilotez vos projets en mettant en place un outil collaboratif efficace et intuitif! Après tout, le succès du travail d’équipe repose sur une communication fluide et une utilisation efficace des ressources. Les chefs de projets doivent s’assurer que la technologie sert leur stratégie et non l’inverse. Les outils collaboratifs stimulent la communication et la cohésion du groupe en étant visuels, conviviaux et profondément humains.

Gérer plusieurs projets à la fois est trop souvent synonyme de perte de temps et de projets qui n’en finissent pas. Changez la tendance avec un outil collaboratif qui réduira les zones de friction et optimisera la productivité de votre équipe, tout en consolidant l’information au même endroit.

 

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