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Comment Slack fait baisser la productivité

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Entreprise
Juillet 9, 2019

Plusieurs personnes sont en train d’écrire…

Si vous avez déjà utilisé Slack, vous avez sûrement déjà vu ce message juste au-dessus du champ texte du service de communication de l’entreprise. Ça peut vouloir dire qu’une conversation très intéressante est en cours et que beaucoup de vos collègues travaillent dessus. Ou tout simplement que tout le monde essaye d’avoir le dernier mot dans un débat sans intérêt, le tout dans un brouhaha écrit.

Les applications comme Microsoft Teams, Slack et de nombreuses autres étaient censées nous rendre plus productifs. Elles n’ont pas réussi leur mission et pour certaines ont eu des effets plus que négatifs.

Digitalisation n’est pas synonyme d’efficacité


Ces services répondent à de réels besoins des entreprises : en moyenne 28% du temps des employés est dédié à la gestion des e-mails et près de 20% à la recherche d’informations interne ou de collègues qui ont besoin d’aide sur des tâches spécifiques.
Les outils tels que Slack et Teams permettent de réduire drastiquement ce temps perdu et d’effectuer plus rapidement les différentes tâches.

En théorie, ces logiciels permettent de rassembler toutes les équipes de l’entreprise et de casser les hiérarchies afin de développer les interactions et les innovations.

En pratique c’est bien plus compliqué que cela.

L’ajout d’un nouvel outil de communication interne peut créer des bouchons d’informations, les informations importantes étant noyées dans un flot constant de messages plus ou moins utiles.
En moyenne, les employés de grandes sociétés envoient plus de 200 messages par semaine sur leur Slack (Selon Time Is Ltd., une entreprise d’analyse de la productivité qui étudie les logiciels de collaboration) et les « Power user » qui envoient plus de 1000 messages par jour ne sont pas des exceptions.

Garder le fil de conversations comme celle-ci peuvent être apparentés à un travail à plein temps tellement celles-ci sont longues et évoluent chaque seconde.

L’un des principaux objectifs de ces outils était de remplacer les e-mails. C’est un échec. « Nous avons juste déplacé les e-mails à un autre endroit qui est moins pratique pour chercher des éléments en particulier » Sarah Peck, Fondatrice et CEO de Startup Pregnant.

C’est un tel échec que désormais les utilisateurs travaillent avec deux outils au lieu d’un seul auparavant : les e-mails et les logiciels collaboratifs.

De nouveaux problèmes


L’amélioration de la communication est une bonne chose, mais trop de communication tue la communication. Donner plus de facilité aux salariés pour se parler en utilisant des logiciels crée un mauvais comportement ou ceux-ci passent leur temps à écrire des messages. Messages qui ne sont pas pour la plupart du temps d’un grand intérêt.

La plus grande force de Slack est sa simplicité d’utilisation, c’est aussi sa plus grande faiblesse. Rendre trop simple la communication pour tout le monde, surtout pour les choses qui n’ont pas besoin de Slack pour être communiqués, c’est ce qui crée le trop-plein d’informations. Au lieu d’aller voir la personne directement, c’est beaucoup trop simple d’envoyer un Slack. Ce phénomène crée le bouchon et le surplus d’informations généré par tous ces messages qui n’auraient jamais dû être envoyés.

Certaines entreprises ont plus de 500 employés dans la même chaîne Slack : ce qui rend physiquement impossible la lecture de tous les messages de toutes les chaînes dans lesquelles ils sont présents. Ils perdent énormément de temps à lire ces messages ce qui fait perdre beaucoup d’argent aux entreprises.

Un nouveau phénomène se met progressivement en place chez les travailleurs en télétravail : ils postent de nombreuses informations et envoient des messages à leurs collègues pour prouver qu’ils font leur travail. Cela rajoute encore plus de messages inutiles dans les différentes chaînes.

Les applications comme Slack représentent déjà 5% du temps passé sur un écran par les salariés.

Ce n’est pas bon pour la productivité.


Quand Slack est tombé en panne pendant quelques heures le 27 juin 2018, Le logiciel RescueTime a enregistré une productivité supérieure qu’au même moment de la semaine précedente. (RescueTime mesure la productivité selon le temps passé sur une application ou un site internet et leur productivité, sur une moyenne, sur une moyenne faite par leurs 12 000 utilisateurs.)

Les utilisateurs de RescueTime considèrent que les applications de chat sont déconcentrant. Ils se considèrent moins productifs en utilisant ces applications que lorsqu’ils utilisent des services uniquement liés au travail comme Excel, Google doc…

Ce n’est pas le seul effet néfaste créé par des logiciels comme ceux-ci

D’autres effets néfastes


C’est important de noter que ces logiciels ne sont pas ceux qui font perdre le plus de temps aux salariés. C’est simplement un des nombreux moyens qui mettent les travailleurs dans une sorte de brouillard digital qui divise notre attention. Au-dessus de tout, les smartphones, qui amènent avec nous notre vie sociale et notre vie professionnelle où que nous allons, sont omniprésents.

Ces logiciels de collaboration aggravent encore une fois le problème. Les personnes ne peuvent pas, au contraire des réseaux sociaux, quitter les applications comme celles-ci qui concernent leur travail.

Pour Darius Foroux un blogueur spécialisé : « Les personnes peuvent quitter les réseaux sociaux. C’est plus difficile de dire “Je quitte Slack”

Dans une étude réalisée par The Economist’s business arm, les participants indiquent que le surplus de communication au travail rend les environnements de travail stressants, des carrières qui n’évoluent pas, des objectifs non atteints et des ventes perdues. Ça crée aussi des pertes de millions d’euros pour les grandes entreprises dues à la baisse de productivité et fait détester leur travail aux travailleurs.

‘’Plus rapide n’est pas bon ou mauvais, mieux ou moins bien. Plus rapide, c’est juste plus rapide, si vous pouvez envoyer beaucoup de messages inutiles rapidement ce n’est pas une bonne chose’’ Sarah Peck

Mais les conversations intéressantes peuvent aussi avoir des effets négatifs sur l’habilité à terminer le travail.

Après avoir été interrompu, il faut environ 25 minutes pour retourner sur la tâche sur laquelle vous travailliez selon une étude de Microsoft. Il faut encore plus de temps pour retourner dans un état de concentration maximale. Cal Newport, auteur du livre « Deep Work : Rules for Focused Success in a Distracted World », recommande de travailler de cette manière par sessions de 90 minutes.

Si vous recevez en moyenne 45 messages Slack dans 8 heures de travail (Selon l’étude de Time Is Ltd. Data), c’est Impossible de prendre autant de temps pour rester concentré. À chaque fois que vous recevez une notification sur Teams, Hangouts, Slack… c’est exactement comme si quelqu’un venait vous voir à votre bureau et vous interrompait dans votre travail. Ajoutez-y les e-mails, appels, réunions que vous avez chaque jour et votre productivité en est énormément diminuée…

En fin de compte, les distractions dues aux Workplace créent un cercle vicieux. Beaucoup d’entre nous essayent de gagner du temps en étant multitâches. Mais cela ne marche pas. Au lieu de faire une tâche correctement, nous ne faisons que passer d’une tâche à une autre et nous les faisons sans beaucoup d’efficacité et en perdant énormément de temps.

Les personnes travaillant en multitâches peuvent avoir une baisse de 40% de leur productivité selon Microsoft.

Ne pas faire assez de travail chaque jour pousse les salariés à passer plus de temps au travail. Ça déstabilise l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle, qui est fondamental pour la santé et la productivité des salariés.

Ça devient un vrai problème à partir du moment où ces outils sortent du travail et rentrent dans la vie personnelle selon le bloggeur Darius Foroux. Les applications mobiles permettent de rester tout le temps en contact avec le travail que l’on soit chez soi ou en vacances. Auparavant, la déconnexion était totale et des messages automatiques étaient envoyés pour signifier que nous n’étions pas là. Mais désormais, on peut faire des visioconférences depuis la plage. Les salariés sont donc à 100% du temps présent pour travailler avec leur entreprise.

C’est comme si vous disiez à un athlète de s’entraîner en permanence, sans se reposer et avoir une nutrition adaptée. Il va simplement se brûler rapidement et ses efforts n’aboutiront à rien. De nombreux employés de la Silicon Valley sont sur un fil, le surmenage et le travail nocturne étant idéalisé.

Pour beaucoup, la communication au travail devient une sorte de réseau social. Et les mêmes problèmes arrivent avec cela. C’est normal de devenir ami avec des collègues, mais Slack ne doit pas devenir un chat pour parler de vie privée au milieu de discussions professionnelles.

C’est un problème tel que les entreprises de réseaux sociaux reconnaissent les côtés négatifs de leurs produits et ont offert des moyens pour leurs salariés de freiner leurs usages.

Dans toutes ces nouvelles technologies, les distractions ont été reliées à une baisse du temps d’attention, de plus grands niveaux d’anxiété, de stress et de dépression. Au global tout mène à une réduction de la qualité du travail.

Corriger les problèmes

Les développeurs de ces services sont bien au courant que certains éléments de leur design et que les comportements sur leur plateforme ne la rendent pas productive, et ils travaillent activement pour le corriger. S’ils ne le font pas, ils risquent de voir leurs utilisateurs se détourner de l’application et aller vers quelque chose de plus construit.

De nombreuses corrections sont donc mises en place par les développeurs pour arrêter de faire perdre du temps aux entreprises. Les paramètres de Slack par exemple permettent de ne pas recevoir certaines notifications, se mettre en mode ne pas déranger…

Un autre problème des entreprises, c’est la multiplicité des applications. En moyenne, les salariés changent 373 fois de fenêtres par jour, c’est-à-dire environ toutes les 40 secondes. Le tout en travaillant.

L’idée des développeurs est que si l’on passe moins de temps à changer de pages et que l’on fait plus de choses sur la même application, moins de temps sera perdu par les équipes. Mais pour régler cela, les logiciels doivent être plus adaptés pour recevoir les informations que l’on souhaite en priorité (En facilitant la recherche d’informations dans un topic spécifique ou en permettant d’organiser les conversations par thématique, au lieu de devoir survoler des mois de conversation.)

Les designers de ces applications cherchent à capturer notre attention et nous faire utiliser leurs applications un maximum de temps chaque jour. Comme Candy Crush, les logiciels de collaboration peuvent être addictifs.

Il y a une raison pour que vous regardiez votre application de travail au milieu de la nuit et ce n’est pas que parce que vous aimez votre travail. La communication et les affirmations de vos collaborateurs vous font du bien.

Mais parfois, ce n’est pas uniquement l’application, mais un problème bien plus compliqué à gérer : la culture d’entreprise.

Le problème de la culture d’entreprise

La culture d’entreprise est quelque chose de bien plus compliqué à régler que des logiciels.

C’est notamment le cas dans la Silicon Valley, les travailleurs souffrant du culte du jeune homme développeur. Qui code toute la nuit, boit des repas en bouteille à son bureau et bats des délais de développement impossibles.

Ces personnes n’existent pas.

A la place, les travailleurs changent souvent de travail et ont des vies difficiles qui ne tournent pas uniquement autour de leur travail. Ils ne doivent pas l’être. L’entreprise doit mettre en place un environnement qui favorise le bien-être. Un travailleur heureux, avec un bon équilibre entre sa vie personnelle et professionnelle, à moins de chances de faire un burn-out ou de démissionner. La qualité de son travail en sera aussi meilleure.

Ces outils demandent néanmoins un encadrement pour éviter les dérives. Certains suggèrent que le respect pourrait être décrété en tant que règles d’entreprises, en créant des instructions pour expliquer comment et dans quel contextes ces outils doivent être utilisés.

« C’est le vrai challenge pour le management » Selon Darius Foroux

Adapté de l’article de Vox : The productivity pit: how Slack is ruining work

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