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Témoignage client : Cedrus Partners simplifie sa collaboration interne avec Share.Place

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Share.Place
Entreprise
Juillet 3, 2019

Une équipe qui s’étoffe rapidement, des bureaux qui s’ouvrent à Bordeaux, Toulouse, Lyon, et une difficulté grandissante à collaborer entre les différents pôles et entités. « Coordonner tout le monde devenait compliqué », résume Ryad Boudjemia, responsable digital chez Cedrus Partners, société de conseil en investissements.

En 2017, quand cette dernière se met en quête d’une solution pour mieux collaborer, la gestion documentaire se fait via un réseau partagé et les échanges par mail ou téléphone.

Plusieurs pistes sont alors envisagées pour s’équiper. La société travaillant dans un environnement Microsoft, l’hypothèse Teams est notamment étudiée. Slack fait aussi partie des possibles. Ces deux messageries opérationnelles d’équipe (chatops) ne répondent cependant pas au principal besoin de Cedrus Partners : collaborer autour du document.

C’est finalement la solution en mode Saas de la start up française Share.Place qui sera retenue et déployée mi-2017. « Nous avons préféré son approche très axée sur le document et la gestion de ses différentes versions », précise le responsable.

Une structuration documentaire et des processus remis à plat

La simplicité de l’installation pèsera aussi dans la balance. Mais la mise en place de la solution sera néanmoins l’occasion pour la société d’effectuer tout un travail de remise à plat de la structuration de ses documents.

« Notre réseau partagé s’était constitué au fur et à mesure et nous avions besoin de réorganiser l’arborescence de manière plus efficace, que la navigation pour accéder aux documents soit facilitée », explique Ryad Boudjemia.

Autre chantier que devra mener la société, la formalisation de ses processus, afin de réguler les interactions autour des documents, que chacun sache exactement, par exemple lors de l’élaboration d’une proposition commerciale, les tâches qui doivent être réalisées à chaque étape et par qui.

Des mini-espaces pour co-construire et échanger

Share.Place repose sur un principe d’arborescence traditionnel, avec ses répertoires et sous-répertoires. Au sein de ces derniers, elle permet de créer des fils d’activité par sujet, ceux-ci pouvant être soit de type discussion, soit de type fichier.

Dans ce dernier cas, le fil d’activité comporte l’historique des différentes versions d’un document avec les discussions qui leur sont éventuellement associées.


Dans Share.Place, les différentes étapes d’élaboration d’un document sont centralisées dans un fil d’activité qui intègre aussi une dimension conversationnelle. Lorsqu’un document est en cours de modification, qu’une nouvelle version est publiée ou qu’il reçoit une validation finale, les différents intervenants sont notifiés, facilitant le suivi de son élaboration.

Chez Cedrus Partners, un premier répertoire rassemble les différentes activités (communication, etc.) de la société. Accessible librement à tous, ce segment facilite la collaboration transverse.

Chaque pôle de clientèles ou entité dispose ensuite de son propre répertoire pour gérer ses projets, avec des droits d’accès aux différents sous-répertoires et fichiers se faisant simplement par invitation.

La société intervient sur quatre grands marchés : les institutionnels, les entreprises, les associations-fondations et le Family Office (la gestion de patrimoine de familles). Elle dispose aussi d’un pôle recherche, chargé d’identifier les produits proposés par les sociétés de gestion, les assureurs, etc., d’analyser les nouvelles solutions d’investissement qui apparaissent sur le marché.

Enfin, un troisième niveau est organisé par sujets, pour échanger autour de projets transverses, par exemple

« Share.Place nous permet de travailler plus vite et de manière synchrone avec les autres entités, constate Ryad Boudjemia, sur des présentations commerciales, des projets, etc. »

Une intégration avantageuse à Office et Skype

 Depuis la solution, il est possible d’ouvrir tout type fichier dans son application d’origine. Lorsqu’un document est en cours de modification, l’information est notifiée par mail aux différentes personnes pouvant y accéder et le fil d’activité le signale par un statut « en cours de modification ».

Deux autres statuts sont disponibles, pour indiquer qu’une nouvelle version du document est publiée et pour signaler l’approbation de la version finale. Un principe simple qui convient à la société de conseil. « Plus il y a de statuts, plus les personnes qui interagissent rencontrent des difficultés pour savoir à quoi ils correspondent », remarque le responsable.

Autre atout de la solution, son intégration à Office de Microsoft. Lorsqu’une présentation commerciale est approuvée, elle est envoyée au client par mail depuis l’application, qui intégre alors automatiquementle texte du message au fil d’activité du document. Inversement, la réponse du client pourra également être intégrée directement à ce dernier.

« L’intégration au système de communication facilite la réactivité, estime Ryad Boudjemia. Nous pouvons interagir directement depuis Share.Place avec une personne en particulier, par mail ou via Skype, que ce soit par chat ou appel téléphonique. »

Enfin, dernier avantage, la sécurité. Tous les documents et discussions sont stockés de manière cryptée.

Etendre les usages

En s’outillant pour collaborer autour des documents, Cedrus Partners a notamment vu l’usage des mails internes diminuer de manière importante.

Désormais, la société réfléchit aux cas d’usage pour lesquels il pourrait être pertinent d’ouvrir Share.Place à ses clients, les nombreux échanges avec ces derniers continuant aujourd’hui de passer par la messagerie.

Mais depuis peu, l’usage de la solution a aussi pris une orientation moins documentaire, avec le lancement d’un forum, un fil de discussion organisé par sujet, où tout un chacun peut venir poser ses questions. « L’objectif est de constituer une espèce de foire aux questions sur des informations qui peuvent être utiles à tous », précise Ryad Boudjemia.

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