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Travail collaboratif : 4 raisons de changer vos méthodes de travail.

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Entreprise
Mai 28, 2019

Le développement technologique nous amène chaque jour de nouvelles façons de travailler. Les transformations digitales ont un impact énorme sur nos vies personnelles et professionnelles. Les modes d’organisation changent mais pas les outils. C’est pourtant les outils qui ont un grand impact dans la productivité et l’organisation des équipes.

4 raisons d’adopter les solutions collaborative

Vous avez trop d’e-mails

Le premier e-mail a été envoyé en 1965.
54 ans après, la méthode n’a pas changé et pourtant il est encore utilisé dans de très nombreuses entreprises. Un professionnel reçoit et envoie en moyenne 110 e-mails par jour.

Il regarde sa boîte de réception une vingtaine de fois par jour et cela lui prend (ou plutôt le coût pour son employeur) presque 2 heures par jour*. Les Managers quant à eux passent 40% de leur temps à écrire des e-mails à leur collaborateurs. Cela crée un sentiment d’infobésité et une source de stress importante pour les employés de l’entreprise.

Partager des documents est une contrainte

« C’est bien la dernière version ? », « Tu sais qui travaille sur ce document ? », « Tu peux me l’envoyer par e-mail ? » Tant de phrases répétées si souvent en entreprise qui font perdre la tête aux équipes. Les documents ne sont pas facilement récupérables, trop souvent envoyés par e-mails ou même parfois partagés sur clef USB. Les processus liés aux documents sont à la fois énergivores, chronophages, et usants pour toute l’entreprise.

La productivité n’est pas au rendez-vous

Toutes les actions décrites plus tôt (gestion des e-mails et des documents) sont des facteurs de stress, de déconcentration, de perte de temps…
Toute la productivité est ralentie à cause d’un manque d’organisation et d’outils ne correspondant pas aux besoins de flexibilité et d’efficacité des salariés.

Cette perte de productivité représente un coût moyen de 2 millions d’euros pour une entreprise de 100 salariés* alors que les coûts de mise en place d’une plateforme collaborative sont beaucoup plus faibles.      

Vous êtes perdu dans l’avancement de vos projets

En plus de perdre du temps à gérer les e-mails et les documents, les équipes passent beaucoup (trop) de temps en réunions. Chaque salarié y passerait 8h par semaine en moyenne** dont 56% considère que celles-ci sont inutiles. Pourtant sans ces réunions, plus personne n’arriverait à suivre l’avancée des projets et connaître les responsabilités de chacun.

Les managers organisent donc régulièrement des réunions mais la perception par les équipes est négative (ennuie, perte de temps, peu productive…). Elles servent souvent à donner de la visibilité aux managers.  

Des solutions adaptées existent

Moins d’e-mails sans importance

Terminés les e-mails contenant une simple phrase ou les e-mails sans corps de texte avec uniquement un document en pièce jointe.

Les espaces de travail collaboratif simplifient la communication entre les différents membres d’une équipe. Ils intègrent des solutions permettant de réunir les équipes autour d’un projet ou de commencer des discussions instantanées…
Le tout est très flexible et permet donc de s’adapter en temps réel aux besoins des équipes.
La boîte de réception est donc allégée, les e-mails les plus importants seront visibles plus facilement, ce qui simplifiera le travail des différentes équipes et la gestion des projets.

Les informations toujours à portée de main

Qui n’a jamais oublié sa clef USB pour une présentation devant un client ?
Cette situation parfois gênante est bientôt terminée.

Avec les outils collaboratifs vous pourrez non seulement partager des documents à vos collègues mais vous pourrez également les récupérer.
Vous pourrez les consulter à partir de n’importe quel ordinateur simplement en vous connectant à la solution.

Relire la présentation dans le métro ? Des applications mobiles sont disponibles et vous permettent de lire tous ces documents où vous voulez et quand vous le souhaitez.

Des documents toujours à jour

Parfois la clef USB n’est pas oubliée mais ne contient pas la dernière version de votre document.
Le document sur le serveur interne de l’entreprise n’est pas à jour. Ces situations aussi ont dû vous arriver.
Vous ne savez pas qui travaillait sur la bonne version ni que votre collègue l’a modifiée après vous.

Si besoin est, quelques applications vont vous permettre de gérer les versions de vos documents et d’être sûr que le document que vous avez est le plus récent.

Vous pourrez donc savoir qui a modifié le document sur lequel vous travaillez et surtout vous allez tous travailler sur la même version du document.
Terminé le travail en double !

Une collaboration facilitée

Les échanges avec vos collaborateurs doivent être simples :

  • les discussions peuvent être facilités par la mise en place d’un système de chat instantané
  • les partages de documents peuvent être simplifiés par des solutions modernes et sécurisées.

    Les personnes externes à l’entreprise bénéficient aussi de la simplicité des échanges. Au lieu de faire des e-mails avec toutes vos équipes en copie, réunissez l’équipe dédiée au projet sur la solution choisie : le client pourra suivre son évolution en direct, donner rapidement des retours et donc fluidifier l’avancée de celui-ci. Les solutions de collaboration permettent également de développer le travail à distance (home-office), les échanges avec les freelances ou tout simplement au bureau entre collaborateurs.

Mieux gérer vos projets

Qui travaille sur quel projet ? Qui est responsable de quoi ? Quand doit-il être rendu ? Ces questions aussi reviennent souvent dans les entreprises.
Les outils collaboratifs sont de grandes aides à la gestion des différents projets.

  • La création de groupes avec toute l’équipe permet de répartir les missions et d’avancer sur le projet sans se poser trop de question.
  • La sauvegarde de l’historique des échanges au sein d’un espace partagé permet en un coup d’œil de retrouver une bonne idée de l’un ou de l’autre.
  • La possibilité de fixer des échéances pour les projets ou les étapes des projets permettent à l’équipe de respecter le calendrier et de finir les projets à temps.

Les bénéfices des solutions collaboratives

Miser sur la transparence

Comme vu précédemment, les outils collaboratifs peuvent conserver l’historique des conversations et du partage de documents. La transparence est donc bien plus grande : on peut savoir qui a fait des modifications sur un document, ce que le client a dit et bien d’autres choses.
L’importance de cette transparence et la traçabilité des opérations effectuées permettent de répondre aux besoins de communication et d’efficacité en entreprise pour ne pas perdre de vue les objectifs fixés.

Travaillez en toute sécurité

Tous les outils collaboratifs utilisent des chiffrages pour sécuriser documents et conversations.
Tout est conservé sur un Cloud qui contiendra tous les éléments de vos espaces de travail.
La sécurité mise en place est l’élément le plus important de ces solutions.

Et si vous passiez au travail collaboratif avec Share.Place

* Report “The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies” McKinsey Global Institute – July 2012
**https://infopages.barco.com/rs/141-TQB-685/images/Five%20Steps%20to%20the%20Perfect%20Meeting%20-%20report%20.pdf

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